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Objetivo para el administrador u operador: procesar una novedad de un permiso, actualizar la fuente con respaldo y dejarla lista para revisión humana, sin duplicar información.

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1 · Encuentra el registro

Abre la BD de permisos sectoriales y selecciona la vista Todos. Busca por nombre y abre el registro. Si no encuentras el registro, revisa la búsqueda y los filtros activos, además de tus permisos de acceso.

Si no existe y tienes autorización, crea un registro desde la base. Usa un nombre identificable y verifica antes con tu equipo que no exista con otra denominación. Evita generar datos de prueba en la cartera activa sin acordarlo.

2 · Entiende el contexto

Abre la página del permiso y revisa las propiedades que tengas visibles: estado, proyecto, unidad fiscalizable, obra/actividad, titular y responsable. Las relaciones apuntan a registros existentes; selecciónalos si los conoces, sin crear duplicados.

La base también tiene propiedades de criticidad, bloqueo y fechas de control, pero pueden no aparecer en la vista o presentación que estés usando. Si necesitas una propiedad que no ves, consulta al administrador antes de modificar la configuración. La fecha requerida automática depende de los requisitos de actividad vinculados; la fecha requerida manual no se actualiza sola. Si faltan antecedentes, consulta al responsable.

3 · Actualiza la situación

1. Selecciona el Estado que corresponda: No iniciado, En elaboración, En tramitación o Aprobado. Confirma el hito con el equipo antes de cambiarlo.
2. Registra las fechas conocidas en las propiedades correspondientes, por ejemplo Fecha Ingreso o ACTUAL Fecha Aprobación, solo cuando estén confirmadas y tengas acceso a ellas.
3. Distingue PLAN (línea planificada), FORECAST (proyección) y ACTUAL (fecha efectiva). No reemplaces una fecha real por una estimación ni cambies una línea base sin aprobación. Fecha aprobación efectiva es calculada: toma ACTUAL si existe y, si no, FORECAST; no siempre representa una aprobación ocurrida.
4. Si hay un bloqueo, registra la marca Bloqueado y, si corresponde, el Motivo de atraso; coordina la acción siguiente con el responsable.

4 · Adjunta y verifica

Si tienes acceso a las propiedades de archivos, agrega el respaldo en el campo correspondiente, como Expediente ingresado, Oficios recibidos o Resolución obtenida. Confirma que la versión y fecha sean correctas y que los colaboradores autorizados puedan acceder.

Vuelve a la vista y comprueba que el registro pueda encontrarse y que sus datos principales se vean correctos. Si una propiedad no se muestra, abre la página del registro o ajusta la visibilidad de la vista si cuentas con permisos.

5 · Deja trazabilidad y prepara el corte

1. Revisa la novedades en el canal acordado. Si falta respaldo o hay contradicciones, solicita aclaración antes de cargar.
2. Registra qué cambió, el enlace al permiso, los campos anteriores y nuevos, el respaldo y el resultado de la carga. No sobrescribas datos con campos vacíos.
3. Si hay un bloqueo, identifica responsable, próximo paso y fecha compromiso, o deja esos datos como pendientes. Considera actualizar los registros de acciones o riesgos relacionados cuando corresponda.
4. Usa la planilla de novedades para consolidar cambios, dudas y confirmaciones. Sin respuesta no significa «sin cambios».